Três princípios para ter sucesso com equipes virtuais

Cada vez mais empresas tiram proveito da tecnologia disponível hoje para trabalhar com home office, trabalho à distância, teletrabalho ou equipes remotas, que é quando os membros de uma equipe fazem seu trabalho de qualquer parte do mundo mas, ainda assim, de maneira colaborativa, a fim de alcançar um objetivo comum. Esta forma de trabalho implica em um custo operacional significativamente menor para os empresários e, ao mesmo tempo, é conveniente para os trabalhadores que procuram ter horários flexíveis.

No entanto, embora este tipo de colaboração traz muitos benefícios, ela também envolve complicações e novos princípios para assegurar um bom funcionamento. Vamos analisar três dos mais importantes:

1. Esclarecer as tarefas e processos específicos, não só os objetivos e funções

Gerente e equipe devem estar em sintonia. Com equipes virtuais, isso não é diferente. Como eles não estão no mesmo lugar e esse modelo tem potenciais interferências que podem atrapalhar essa sintonia, é importante prestar mais atenção aos detalhes das tarefas e processos a serem empregados no projeto. Quando todo mundo sabe o que tem a fazer e quando, o trabalho de equipe fica muito mais fácil e rápido. A fim de se certificar de que está no caminho certo, é preciso realizar revisões periódicas para avaliar a forma como as coisas estão indo e determinar se é necessário fazer ajustes para o processo ou de tomar algumas outras medidas, como treinamentos, ajustes no volume de trabalho, etc.

2. Criar um mapa de comunicação e do volume de trabalho

A única maneira de evitar conflitos, que surgem devido à falta de informação ou equívoco causado pela distância, é ter uma comunicação muito clara. Nós sugerimos para criar um mapa para estabelecer padrões de participação na equipe, como limitar distração externa, tendo reuniões visuais uma vez por semana, partilha de documentos, etc. Além disso, deve haver uma ferramenta para ver quem está trabalhando em que e o quanto, para garantir que a carga de trabalho seja distribuída adequadamente. Reuniões regulares são boas para discutir a agenda atual e futura.

3. Comunicar e analisar

Com processos claros e um mapa de comunicação, a equipe remota está configurada corretamente e pode começar a trabalhar de forma independente. No entanto, como mencionamos acima, é muito importante debater e ajudar uns aos outros. Discussões abertas são cruciais, especialmente quando um novo membro da equipe chega. Junto com isso, o feedback é muito importante. A última coisa que qualquer membro da equipe vai querer é para completar sua carga e de repente saber que executou o trabalho errado o tempo todo. Uma análise minuciosa é necessária, não só do processo e o meio de comunicação, mas também do indivíduo. Só com mentes claras e abertas pode uma equipe remota ser bem sucedida.

A fim de gerir estes 3 processos, recomendamos ferramentas, de preferência na nuvem para que todos possam acessá-lo de onde quer que estejam. Claro que existem muitas delas, mas recomendamos o primaERP, que oferece uma visão geral do tempo que cada pessoa dedicou a que, tem relatórios para a visão geral e permite analisar o quadro geral do trabalho. Adicione uma ferramenta de comunicação, como o Skype, por exemplo, e o básico já está pronto.