Como evitar reuniões sem sentido?

Sabe essas reuniões que parecem que não vão terminar nunca? Nas quais os participantes andam em circulos tentando resolver todos os problemas do mundo, obviamente, sem sucesso? Após muitas horas de discussão acalorada e sem propósito vem necessariamente exaustão, desapontamento e frustração geral. 

Todos os dias muitas equipes têm reuniões que acabam por ser somente conversa vazia e total desperdício de tempo. Ainda assim as reuniões são uma ferramenta insubstituível para gerir e motivar as pessoas. Como organizar uma reunião bem sucedida em que cada participante se sinta que valeu a pena? Antes de iniciar cada reunião, verifique se ela cumpre as condições abaixo.

Utilidade

Tenha em mente que reuniões são caras. Além disso, depois de uma hora de reunião, cada participante vai precisar de pelo menos outra meia hora para de concentrar-se adequadamente para sua atividade. Suponha que uma hora de cada participante custe à empresa R$ 100 (lembre-se que os custos vão além do salário). Suponhamos que uma reunião para lidar com assuntos cotidianos da empresa leve uma hora e inclua oito pessoas. O custo à empresa vai ser de R$ 800. Sem mencionar que, durante as reuniões, todos os demais afazeres são deixados de lado. Considerando isso, antes de organizar uma reunião, pergunte-se: é realmente necessário? Talvez você descubra que aquelas reuniões semanais, sem um propósito específico, são realizadas apenas por hábito.

Objetivo

Atividades de trabalho devem ter um objetivo. Parece óbvio mas a grande maioria das reuniões rotineiras, infelizmente, não têm um específico. Muitas vezes nem mesmo a pessoa que a convocou sabe exatamente qual o propósito.

Antes de convocar a reunião, tente determinar o objetivo “SMART” (Specific, Measurable, Assignable, Realistic and Time-definable; em português, específico, mensurável, delegável, realista e com um prazo definível). Um objetivo vago como "discutir questões atuais da empresa e da equipe" pode simplesmente acabar em conversa vazia. "Encontrar razões para o declínio nas taxas de conversão no último trimestre no novo website" pode ser um exemplo de uma boa meta com a qual trabalhar.

Plano

Pode ser útil seguir uma rotina pré-definida. Por exemplo:

1. Descrever o tema (gerente)
2. Apresentar de 3 a5 maneiras de abordá-lo (equipe)
3. Selecionar a melhor solução (gerente e/ou membros específicos da equipe)
4. Nomear uma pessoa responsável por determinar e um prazo (gerente)

Organizar

Escolha um organizador Adequado para a reunião. A responsabilidade do organizador é ter certeza de que a reunião siga seu plano ou, pelo menos, que não flutue muito. A equipe deve entender que o organizador deve interromper e conduzir as conversas, se necessário.

Duração e número de participantes

Como regra geral, a eficácia de uma reunião é inversamente proporcional à duração e ao número de participantes. Gerenciar uma reunião de mais de 30 minutos e mais de 5 participantes é muito difícil. Se, devido a um grande volume de temas para discutir você sinta que precisa de uma hora ou mais, é melhor dividir a reunião em várias partes. Os participantes também podem ser divididos de acordo.

Resultado

Como mencionado anteriormente, sem um objetivo claro é improvável que haja qualquer resultado significativo. Por esse motivo um grande número de reuniões acontecem em vão. O organizador de tarefas deve trabalhar no sentido de liderar a reunião, de acordo com a sua finalidade, em direção a um resultado concreto.

Exemplo de um resultado satisfatório:

A empresa realiza testes em duas versões de um mesmo website parta identificar qual tem melhor resposta por parte do público (conhecido como "teste A/B"). Duas semanas após os testes começarem, deve haver uma reunião na qual todos os participantes devem enviar as suas análises e, com os resultados em mãos, deve ser definido quem vai ser responsável por implementar as melhorias necessárias.

Levar reuniões a um desfecho produtivo está longe de uma tarefa simples. Mesmo para especialistas em condução de reuniões, os chamados "mediadores", que tem como missão tornar a comunicação mais fácil e permitir que os participantes da reunião se concentrem em identificar o problema e trabalhar para sua solução. Mesmo sem mediadores pode-se aprender como conduzir reuniões de forma eficaz. Para começar, tente levantar quanto tempo que você e seus colegas gastam em reuniões custa à empresa. Você pode vir a perceber que o cancelamento de uma reunião semanal economizar muito dinheiro e permitir que os funcionários utilizem aquele tempo para a criação de valor real. Boa sorte! :-)