7 dicas para uma reunião eficaz

Reuniões são ótimas ferramentas para resolver problemas complicados, que exigem presteza e decisão. Se você leu nosso artigo sobre como evitar reuniões sem sentido, pode ir em frente e marcar as reuniões com a consciência limpa.

Os convites devem ser direcionados àqueles que podem realmente contribuir ou a quem precise estar presente por algum motivo, não necessariamente a toda a equipe. Uma vez decidido quem vai receber os convites, certifique-se de incluir dados ou mesmo documentos sobre aquilo que será discutido, para que os participantes possam se preparar para a reunião. Além de colocar o local e a hora da reunião, você deve tentar também estimar a duração da reunião. Não é fácil, mas seus colegas vão ficar satisfeitos e isso pode contribuir para um ambiente corporativo mais amigável.

Agora você sabe como convocar uma reunião. E como administrar o encontro em si? Aqui estão algumas dicas que podem ajudar.

1 – Enquanto uma pessoa fala...

Não permita interrupções. Além de improdutivo, inibe pessoas de sequer começar a falar enquanto outros podem se perder naquele jogo de poder e acabar por deixar a reunião em segundo plano. No final nada é resolvido plenamente e o tempo foi desperdiçado.

Dica: Tente ter uma pequena bola ou bicho de pelúcia com você na reunião. Isto pode parecer infantil, mas funciona! Quem tem o objeto pode falar e, uma vez concluído, basta passá-lo para a próxima pessoa. Isto não só torna as reuniões mais eficazes, mas também mais divertidas. Naturalmente isso não se aplica a reuniões com clientes ou fornecedores.

2 – ...as demais escutam.

Comunicação eficaz é uma necessidade entre os participantes. Tenha atenção para que um dado grupo presente não fique exclusivamente e por longos períodos tratando de assuntos que somente dizem respeito ele. Os excluídos da conversa logo começam a verificar o telefone, se entediar, perder interesse ou formar outros grupos, o que tira o propósito da reunião. É potencialmente um enorme desperdício de tempo.

3 – Foco

Faça um esforço para manter todos focados. É muito fácil ir para fora do tópico e começar a discutir algo mais divertido, como jogo de ontem ou o que vai acontecer depois do trabalho. Uma vez que ele começa a ir nessa direção, cabe ao líder da reunião orientar a discussão novamente. Resolver o assunto é do interesse de todos e evitar reuniões lo0ngas e sem sentido.

Dica: O líder da reunião não tem necessariamente de ser o gerente. Deve ser alguém que esteja familiarizado com o assunto e que tenha habilidades de comunicação. Às vezes é ainda melhor se o gerente não estiver conduzindo a reunião. Delegando esse papel ele pode se concentrar em outras coisas enquanto motiva sua equipe mostrando que confia os seus colegas de trabalho.

4 – Faça anotações

Certifique-se de que todas as ideias importantes, temas e assuntos sejam anotados por alguém para que posteriormente possam ser compartilhada a famosa ata com todos. Além disso, é útil ter um quadro para escrever temas em linhas gerais para que todos possam acompanhar melhor o raciocínio daquele que está apresentando o assunto.

5 – Obedeça a um plano de tempo

Tenha em mente que, a fim de cobrir tudo na reunião, você precisa de algum tipo de prazo. Tente pensar sobre quanto tempo cada tópico na reunião deve tomar e se organizar de acordo com isso. Uma vez na reunião, certifique-se de acompanhar o seu tempo. Isso pode ser feito por apenas verificando o relógio ou até mesmo com um aplicativo de controle de tempo. Desta forma, você vai ser capaz de executar a reunião sem problemas sem perder nenhum tópico.

6 – Saiba quando acabar

Ao longo da reunião, você provavelmente vai se ver discutindo um tópico que depois será dividido em vários outros. Pessoas vão dar suas contribuições e você vai querer debater cada um desses assuntos. No entanto, uma reunião abrangente pode não ser o lugar para isso. Então, se você tem discutiu todos os temas, pode terminar a reuniões e continuar a discutir os novos temas com quem diz respeito. Se você logrou discutir todos os tópicos, diga a cada grupo para tomar notas e que você continuará a discussão em reuniões separadas.

7 – Tenha uma atitude positiva

Uma vez que a reunião chegue ao fim, lembre-se de resumir de maneira positiva aquilo que foi discutido, quais os problemas foram resolvidos, quais tarefas foram delegadas, etc. Não importa se a reunião estava um caos ou se você não resolveu tudo que deveria. Basta passar a mensagem de maneira positiva sobre as coisas que você conseguiu gerenciar e sobre as contribuições dos participantes. Após a reunião você vai ter tempo para analisar. Por agora resuma as coisas boas, agradeça e permita que a equipe saia dali otimista. :-)