4 mitos sobre registro da utilização do tempo

Registrar a utilização do tempo é algo que certamente não agrada a todos. Felizmente, a tecnologia moderna torna possível fazer isso e, ao mesmo tempo, evitar o desconforto outrora inerentes a esse processo, aumentando a eficiência do trabalho tanto individual quanto d a empresa como um todo. Um exemplo de como fazer isso é por meio de um software dedicado que permita descobrir quem tem dedicado mais a que, o quanto ele o trabalho traz de receita e quanto tempo consome. Apesar disso, qualquer empresa pode encontrar resistência quando da implementação. Este artigo tenta refutar mitos comuns associados ao chamado Time Tracking e discutir casos específicos.

Mito nº 1: Controle da utilização do tempo indica um modelo de gestão autoritária

Algumas pessoas associam tempo de rastreamento com um modelo de gestão autoritário tradicional, o que poderia prejudicar, especialmente, o potencial de equipes remotas ou trabalhos criativos. A verdade é que o trabalho de casa requer ainda mais atenção para a equipe do que aquele no ambiente típico de escritório. Sem um registro do tempo a realização de um projeto pode se tornar quase impossível. Os elementos de um projeto podem, e muitas vezes vão, sair do controle a um ponto que prorrogar prazos repetidamente se torna a única maneira de resolver o problema. Em outras palavras, permitir que o caos se estabeleça e permaneça até que se estinga por si só pode muito bem levar à extinção de todo o projeto. Quem já tentou desenvolver um projeto complexo apenas permitindo-lhe correr solto, possivelmente descobriu logo que, em algum momento, sentiu a necessidade de estabelecer um modelo de gestão autoritária e, naturalmente, impopular como a única maneira de trazê-lo de volta para os trilhos. Isso pode haver sido necessário para que o projeto poderia tivesse a clareza, precisão e consistência que a empresa necessita para sobreviveer em um ambiente competitivo.

O controle de tempo entra nisso justamente como uma ferramenta para evitar a necessidade de um regime de vigilância. Ele permite que o projeto seja executado sem problemas, tornando desnecessário medidas autoritárias. A informação está sempre lá. Pode-se usá-lo apenas para reorganizar e redistribuir competências de acordo com as demandas do projeto. O controle da utilização do tempo extrai os dados necessários para que as pessoas possam se concentrar naquilo que se espera delas. A gerência pode recorrer a ela a qualquer momento sem consumir o tempo dos trabalhadores e, com os dados, evitar a necessidade de medidas drásticas e autoritárias de último minuto que muitas fezes sequer surtirão efeito positivo.

Mito nº 2: Um software de registro de tempo é uma ferramenta de microgestão

Se você forçar seus funcionários a prestar contas daquilo que está fazendo a cada 15 minutos, eles vão justificadamente se sentir acuados e pressionados. Isso sim seria microgestão em sua pior forma. Além disso, algo assim implica a implantação de um sistema de gestão de negócios caro e com toda uma estrutura dedicada ao controle do trabalho ao invés do trabalho em si. Bons profissionais devem ter a capacidade de operar de forma independente. A não utilização de um sistema de registro da utilização do tempo é que representa um desperdício de talento e, de nenhuma maneira, é garantia de melhores resultados.

Idealmente uma equipe de profissionais deve ser impulsionada por sua própria motivação. A realidade, no entanto, varia consideravelmente. Pode ser, por exemplo, porque a empresa tenha definido um sistema de incentivos inadequado ou o desempenho dos colaboradores pode estar sendo medido sem considerar as responsabilidades e limitações de cada função. Poucas empresas podem criar uma equipe de profissionais altamente motivada, na qual cada um vai sempre saber o que e quando fazer. Por isso, muitas vezes é necessário, e sempre inteligente, determinar metas de curto e médio prazo, estabelecer prazos rigorosos porém realistas, observar todas as fases do desenvolvimento e usar um aplicativo de gerenciamento de projetos em combinação com um de controle de tempo.

Não aplicar qualquer forma de controle pode acabar exigindo uma grande demanda de energia e tempo do gerente de projetos. Imagens utópicas de fortes equipes criativas que perseguem permanentemente seu objetivo muitas vezes colidem com a dura realidade. A verdade é que quando não há nada para manter íntegra a malha de um projeto, é improvável que ele vá operar em sua plenitude.

Programas de registro da utilização do tempo foram desenvolvido como uma ferramenta que, quando aplicada corretamente, pode e vai aumentar a produtividade dos indivíduos e da equipe como um todo. Com uma estrutura de controle de tempo implementada, os membros da equipe vão estruturar seus dias, voluntariamente registrar o tempo de acordo com as tarefas e isso tornará mais viável a conclusão d os projetos no tempo esperado. Isso torna desnecessária a microgestão e o dispositivo de controle da utilização do tempo terá sido utilizado de acordo com aquilo para que foi desenvolvido: aumentar a produtividade. Tudo o que precisa ser feito é registrar o tempo gasto em projetos e tarefas. É uma medida simples que pode e vai evitar a necessidade de medidas duras e impopulares. Para saber mais sobre como promover o controle de tempo para uma equipe, leia nosso artigo anterior.

Mito nº. 3: Time tracking é um desperdício de tempo

Acredita-se que o controle de tempo e o preenchimento de quadros de horários são apenas males burocráticos necessários, que requerem uma grande quantidade de tempo para a empresa e representam nada além de custos adicionais. Um software moderno que o realize, no entanto, é muito mais amigável do que os métodos antigos. Um aplicativo de rastreamento de tempo bom deve ser muito fácil de configurar, tanto para uso pessoal quanto corporativo. Ele pode ser facilmente integrado com programas de gerenciamento de projeto ou de calendários. Sincronizar as entradas do calendário sincronizadas com um aplicativo de rastreamento de tempo é fácil até mesmo para um usuário não tão experiente.

A longo prazo o registro realmente faz com que se economize tempo. Ele pode lhe fornecer uma visão geral do status do projeto e de todas as suas tarefas relacionados em tempo real. Você será capaz de remediar uma situação antes que o problema cresça e exija mais do seu tempo e energia. No entanto, uma vez que o software esteja configurado para seu projeto, se você gastar mais do que 5 minutos por dia operando ele, algo está errado e o conselho que damos é procurar outro.

Mito nº. 4: Controle de tempo é adequado apenas para empresas organizadas verticalmente

Uma empresa verticalmente organizada e que ofereça aos funcionários todos os passos a tomar em um determinado processo, como se fosse uma linha de produção, é uma raridade hoje em dia. Independente da estrutura organizacional do empreendimento, o controle de tempo pode promover o crescimento da produtividade, seja se tratando de um freelancer ou de uma grande corporação multinacional. Para startups e trabalhadores em indústrias criativas, um software de rastreamento de tempo pode ser ainda mais benéfico. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos ajuda a controlar todos os processos e estágios de desenvolvimento enquanto um software de rastreamento de tempo fornece números com os quais você pode analisar. Em todas as empresas é necessário saber em que os funcionários estão empenhados ao longo do dia e como efetivamente estão lidando com o trabalho. Isso ajudará a otimizar processos e alcançar objetivos mais rápido não importando se a estrutura do negócio é vertical, horizontal ou se é um freelancer que trabalha sozinho.

Alguns argumentos a favor do controle de tempo podem ser as seguinte:

1. Perfeito conceito de produtividade e gestão do tempo

O controle de tempo pode ser benéfico não só para gerentes de projeto. Com a sua ajuda é possível detectar problemas específicos enfrentados pelos trabalhadores e pela própria empresa. Isso torna mais fácil identificar quais processos são eficazes e quais não são, o que traz o maior lucro e onde há desperdício de recursos. Além disso, promove crescimento permanente na eficiência da equipe, como a informação obtida do registro da utilização do tempo em projetos anteriores que pode se utilizada ​​para analisar as empreitadas futuras e realocar recursos, a fim de utilizar seu pleno potencial.

2. Aumento do lucro

Registros de projetos anteriores podem facilmente ajudar a decidir se deve ou não assumir um projeto que é potencialmente ineficiente ou decidir quanto a aumentar ou diminuir o preço do trabalho. Ele pode ajudar a mover funções entre colaboradores de acordo com aquilo no que esão melhores além de ajudar a encontrar processos tornados obsoletos. Dados obtidos usando o acompanhamento de tempo também ajudam a identificar quem tem recebido tarefas em excesso e quem não é inteiramente aproveitado para então redistribuir tarefas e estabelecer prioridades. Tudo isso levará a um aumento do lucro.

3. Melhor aproveitamento de recursos

Para quem costuma perder prazos, talvez seja o caso de simplesmente não contar com o necessário para realizar o trabalho. Os dados obtidos a partir do controle de tempo podem embasar um bom argumento para requerer mais recursos. Uma análise detalhada vai revelar que as tarefas foram executadas de forma eficiente mas o volume de trabalho é tão grande e as ferramentas tão escassas que a equipe não pode evitar atrasos ou maus resultados. Para alguém encarregado de gerenciar a implementação de projetos, o controle de tempo pode ser realmente indispensável.

O registro do tempo pode, à primeira vista, parecer uma tarefa entediante. No entanto, para uma empresa moderna, os benefícios logo se tornam óbvios. O time tracking pode fornecer informação muito útil e necessária para tomar decisões e criar um modelo de gestão mais eficiente.