Como controlar com precisão o seu tempo de trabalho

Em muitas empresas menores há constantemente disputas sobre o montante de horas trabalhadas e, naturalmente, também o salário a ser pago por elas. As horas extras, fins de semana, feriados, licença médica, viagens de negócios, etc., tudo isso requer um rastreamento exato do seu tempo de trabalho. Se a empresa, de repente, se compromete a controlar o tempo dedicado a clientes e projetos, o trabalho administrativo pode tornar-se quase insuportável sem um software que faça o registro da utilização do tempo especial.

No entanto, apenas registrar o tempo não basta. A contagem imprecisa de horas de trabalho é um típico problema encontrado por todas as empresas e que muitas vezes leva a problemas com funcionários e clientes, induz a mau planejamento, o não cumprimento de acordos e, consequentemente, a perda de lucro. Fazer esse registro em tempo real ajuda a manter os problemas sob controle antes mesmo que eles venham à tona. E como fazer isso?

Problemas decorrentes de imprecisões nos registros de tempo

Algumas pessoas dizem que todo mundo sabe o que é controle de tempo e para que ele serve. No entanto, existem muitas pessoas que não o fazem ou registram o tempo de forma errada, fato que geralmente leva a:

• Menor de lucro
• Rentabilidade de projetos imprecisa devido ao registros de tempo imprecisos
• Problemas com planejamento e aprovação de projetos em vários estágios como resultado da imprecisão ou ausência de dados estatísticos relativos às restrições de tempo
• Falta de informações objetivas sobre a carga de trabalho dos empregados; não se sabe quem está sobrecarregado e quem tem a capacidade para assumir tarefas adicionais
• Não está claro o quão eficientemente as tarefas foram concluídas e qual a relação entre o tempo produtivo e improdutivo

Por que os registros de tempo podem vir a ser imprecisos?

Há razões fundamentais que podem vir fazer parecer inviável manter um controle preciso da utilização do tempo de uma empresa. Por exemplo, funcionários não raro trabalham em vários projetos ao mesmo tempo e isso acarreta várias tarefas com as quais lidar simultaneamente. Não raramente, mais do que 10 tarefas por dia. Isso pode incluir mesmo coisas corriqueiras como um telefonema de cinco minutos, uma resposta a um e-mail ou uma rápida reunião com o chefe. Além disso, tarefas inesperadas podem aparecer. Com tudo isso acontecendo, pode ficar muito difícil controlar o tempo com precisão.

Fazer o controle da utilização do tempo representa também um desafio em si mesmo uma vez que requer uma medida extra e atenção adicional. Não são muitas as empresas que empregam um sistema fácil de usar. Normalmente os funcionários usam folhas de horas e apenas anotam estimativas das horas trabalhadas. No entanto, isso feito desta maneira não ajuda na gestão do tempo tampouco ajuda a saber quanto tempo foi dedicado a cada tarefa. É muito fácil omitir ou acrescentar incorretamente algumas horas já que muitas vezes os quadros de horários são preenchidos apenas uma vez por semana. As pessoas costumam estimar o tempo preocupando-se apenas com que o total chegue a pelo menos 40 horas semanais.

Produtividade e eficiência sequer são consideradas. Pode acontecer que você pare para um café mas ao mesmo tempo está pensando sobre o projeto e, de repente, tem uma epifania e encontre uma solução há muito perseguida. A mesma coisa em relação a uma eventual reunião de almoço. Em ambos os casos, esse período de tempo é considerado uma pausa. No entanto você está sendo eficiente e produtivo. Por outro lado, ficar sentado na frente do computador fingindo trabalhar é, na maioria das vezes, contabilizado como tempo produtiva. Algo aí não está bem, concorda?

No final as pessoas devem controlar o seu tempo por conta própria e tentar aumentar a produtividade da melhor maneira possível não apenas para a gerência, mas para si mesmos. Isso é, naturalmente, difícil para a gestão, que sempre viu as chamadas pausas como tempo de não-trabalho e tempo gasto no escritório como tempo de trabalho. O que aqui se propõe requer um nova abordagem a isso. O controle da utilização tempo não tem como função ser utilizado para monitorar os funcionários mas sim atuar como uma ferramenta para o aperfeiçoamento da eficiência. Utilizado desta maneira ele pode ser benéfico. Você precisa então convencer os funcionários a ver também o registro da utilização do tempo a esta luz (veja como em nosso artigo anterior). Se eles não acreditarem que isso vai ter um impacto positivo no trabalho, vão sempre encontrar centenas de desculpas para não fazê-lo.

Como obter dados precisos?

Vejamos maneiras de como melhorar a precisão do monitoramento da utilização do tempo de trabalho. Começando por determinar o grau de precisão realmente necessário.

• Nível de precisão requerido

Se você não precisa de compartilhar a quantidade de tempo com seus clientes, considere o quão precisos devem ser para que possam ser usados para planejamento futuro. Além disso, verifique se a cultura da empresa permite que você alcance a precisão desejada.

É necessário saber qual é o nível esperado e realista de precisão e, em seguida, encontrar uma maneira de possibilitar isso para sua equipe. Você irá precisar dessa informação para tomar decisões-chave sobre o futuro da empresa.

• Use o calendário

É a ferramenta mais importante, ainda que a mais básica. Você precisa disso para planejar suas tarefas, controlar o tempo que leva para as executá-las e tê-las colocadas visualmente. Você pode usar apenas o Google Calendar ou, por exemplo, conectá-lo ao primaERP Time Tracking. É possível usar o calendário para planejar e o primaERP para registrar o seu tempo.

• Integrar um software de registro de tempo com uma ferramenta de gerenciamento de projetos

A melhor coisa a fazer é acompanhar o seu tempo de acordo com projetos. É ideal se você pode combinar duas ferramentas para isso. Por exemplo, você pode conectar o primaERP Time Tracking com o BaseCamp para gerenciar seus projetos e registrar o seu tempo simultaneamente. Não requer nenhum custo adicional de nenhum dos dois aplicativos e representa uma solução rápida e eficiente. Você também vai ver quanto tempo gasta em projetos, verificar o andamento do orçamento e ajustá-lo de acordo com os dados antes que surja qualquer problema.

• Analisar relatórios

Os quadros de horários de seus funcionários devem ser regularmente verificados e analisados. Desta forma você pode descobrir que tarefas pode delegar a quem e quem já tem uma carga de trabalho grande demais para poder lidar com elas. Tenha em mente que antes que você possa analisar os quadros de horários, vai levar tempo para reunir os dados e fazer as alterações apropriadas. Tê-los convencido da importância de controlar o tempo é um começo. Em seguida terá que motivá-los a fazer uso dos dados levantados.

Somente depois de fazer a análise e começar a obter resultados você deve dar a sua equipe algum feedback. Converse com eles sobre como estão utilizando o tempo, consultar se tem sido suficiente e dar uma olhada nas listas de tarefas de cada um. Dê uma olhada em seus quadros de horários para ver se eles correspondem aos relatórios, que podem ser obtidos a partir de um aplicativo de controle da utilização de tempo como o primaERP. Se houver uma distorção, fale com eles pois podem não saber que estão fazendo algo errado. Faça isso no ritmo que achar confortável pois o tempo registrado de forma errada pode ter consequências e tanto o planejamento quanto mudanças futuras devem ser baseadas nesses dados. Não tenha medo, não é tão difícil como pode parecer. No final aquele quadro de horários irá ajudá-lo a planejar a fim de melhorar e dar a seus funcionários a sensação de que eles estão empregando bem seu tempo valioso.