Como apoiar sua equipe na implementação de uma ferramenta de controle da utilização do tempo?

Normalmente basta a simples menção de um programa de controle da utilização do tempo para que a maioria dos funcionários comece a reclamar. Pode ser em virtude de más experiências no passado. No entanto, o que ocorre com a maioria das pessoas, é simplesmente não gostar de grandes mudanças e o receio em relação a algo novo, especialmente quando envolve algum tipo de "controle". Normalmente, esses medos e dúvidas não tem fundamento e, no final, o resultado é positivo. Este costuma ser o caso com o software de controle de tempo.

Há tempos, em um passado distante, software em geral estava longe de ser uma solução perfeita e a utilização poderia ser muito frustrante, complicada e nada divertida. Não era algo popular e era necessário tem ao menos algum conhecimento técnico para saber como executar atividades simples como iniciar um software. 

No entanto, ao longo do tempo houve avanço nessa área, especialmente nos últimos tempos, com o novo modelo de aplicativos em nuvem e móveis que aparecem o tempo todo. A interface do usuário tem melhorado significativamente, os programas são fáceis de usar e muitos softwares agora podem ser interligados a fim de satisfazer as necessidades do usuário.

Vamos olhar para o controle da utilização de tempo. Você precisa ou quer usá-lo em sua empresa, mas não tem muita certeza de como apresentá-lo à sua equipe, explicar o conceito e os benefícios? Aqui estão as nossas dicas:

1. Explique-lhes os benefícios

Converse com eles abertamente sobre as razões pelas quais devem registrar o tempo e quais os benefícios e também as desvantagens. O mais importante é explicar-lhes que registro de tempo não é microgestão nem uma forma de vigilância. Ele não se destina a controlar a quantidade de tempo trabalhada mas sim a ver como esse tempo é utilizado. Trata-se de um software focado em resultados, com o qual equipes, que se concentram nos resultados ao invés de tempo passado no local de trabalho, vão realmente se beneficiar.

Quais são os benefícios?

- Obter uma visão abrangente de quanto tempo é gasto em cada tarefa. Use essas informações para planejar melhor os recursos no futuro

- Ter conhecimento de que seus funcionários ou colegas estão fazendo. Você vai ver facilmente quem está sobrecarregado e a quem você pode delegar a tarefa.

Dica: Quando se reunir com sua equipe, apenas explique os benefícios e responda a todas as suas perguntas. Certifique-se de enfatizar que o objetivo é aprimorar a eficiência e o ambiente de trabalho.

2. Mostre que é simples

  

No mundo de hoje não é mais necessário anotar manualmente o tempo gasto ou empregar modelos antigos de planilha. É muito melhor investir um pouco de tempo na busca de aplicativos de alta qualidade e testá-los para ver qual é o mais adequado para sua empresa. O aplicativo deve ser simples, intuitivo e, claro, caber no seu orçamento. Hoje há uma grande variedade de aplicativos e escolher o melhor pode, naturalmente, ser um desafio. Se achar adequado, consulte um de seus colegas para ajudar a escolher o software mais adequado para o seu negócio. Apenas certifique-se de fazer uma pesquisa completa para não ter que lidar com o proceço de implantação de um "software de controle" duas vezes ;).

Uma vez encontrado aquele que agrada, teste o programa em detalhe e apenas depois de entender o aplicativo, mostre-o a sua equipe. Apresente as características e opções que tem. Claro, para peça opiniões e responda a quaisquer perguntas que possam ter. Se você escolheu um bom software, ele não vai ser difícil de implementar ou utilizar, nem para você nem sua equipe.

3. Ensine a utilizar o software e ajude sua equipe

Como colocado anteriormente, escolha um programa que seja fácil de utilizar e intuitivo. A maioria das empresas está valorizando o software em nuvem com versões móveis, já que assim os funcionários podem registrar o tempo quando e onde estiverem, uma prática flexível e também uma alternativa divertida para os quadros de horários tradicionais.

Durante a primeira semana do software, apoie sua equipe por meio de:

- Envio de lembretes diários sobre como utilizar e peça feedback

- Peça para que ajudem uns aos outros

- Promova um esforço para usar o cronômetro não só para manter o controle de presença mas também para aumentar a produtividade (talvez com algum jogo ou competição, de acordo com a cultura da sua empresa)

- Partilhe e discuta os resultados após algum tempo

4. Analise os resultados

Uma vez que tenha os resultados, sente-se com sua equipe e compartilhe os dados. As estatísticas podem mostrar muito sobre quem faz o quê e quem tem utilizado o software. Os dados também devem mostrar um aumento da produtividade. Talvez no início ainda mas, ao longo do tempo, a eficiência e a produtividade de toda a equipe devem aumentar. Alguns softwares oferecem uma visão geral da equipe. Dessa maneira a equipe pode ver como cada um está se saindo, o que pode vir a ser um motivador. Lembre-se que nem tudo são números. No entanto, no final a coisa mais motivadora para qualquer um é o elogio e o feedback verbal. Ou seja, não basta deixar os números mostrarem isso, é preciso utilizar os números para apoiar :-)

5. Faça disso um hábito

Para fazer uma inovação ser melhor aceita, a parte mais importante é a regularidade. Depois que as pessoas tiverem a novidade como um hábito você conseguiu seu objetivo. Mas não é só isso. Você também deve monitorar a utilização do tempo regularmente e se assegurar de que as pessoas o utilizam. O pior que pode acontecer é você dizer aos funcionários ou colegas para que o utilizem mas não verificar regularmente ou analisar os dados. A equipe, pode vir a parar de usá-lo se não vir um motivo para isso.

A nossa dica é compartilhar planilhas e relatórios, quer semanais ou a cada duas semanas. Dessa forma eles sabem que você está prestando atenção e que também irá ajudá-los a melhorar seus hábitos de trabalho. Se algo de positivo aconteceu, dê destaque e isso vai assegurar à equipe que o controle do tempo é uma coisa boa. Mostre-lhes o antes e depois e eles vão constatar que o controle de tempo trouxe muito mais vantagens do que desvantagens. Isso torna o trabalho mais justo e objetivo, além de que também é bom para o indivíduo pois orienta a trabalhar na produtividade pessoal. No final é sempre melhor fazer mais em menos tempo, certo? :-)

Então, experimente você mesmo. Você vai constatar que as estatísticas e os dados obtidos a partir de um software de controle da utilização do tempo são algo fácil, divertido, útil e benéfico não só para a empresa, mas também para o indivíduo e para o ambiente. Tem ajudado muitas empresas e indivíduos por que não deveria ajudr você também? :-)

Uma última dica: experimente o primaERP! Ele tem tanto uma versão de registro de tempo complexo quanto uma simplificada, fora a possibilidade de criar faturas. É gratuito para 3 usuários, então você não tem nada a perder :-)