Conselhos de TIME TRACKING: Unir e conquistar - agrupe suas chamadas telefônicas e ganhe mais tempo

Uma das vantagens de adotar um Sistema de controle de tempo, é poder olhar para trás e ter um panorama claro de como você administrou seus afazeres do dia-a-dia. Um panorama mais preciso do que aquele que teria simplesmente se lançando em um esforço árduo e demorado coletando notas em uma agenda para lembrar de como lidou com suas obrigações.

Uma das conclusões a que se pode chegar é que, embora algumas atividades possam haver sido conduzidas eficientemente, outras podem não haver sido encaixadas no melhor lugar. Considerando isso, pode parecer que, para ter as atividades recolocadas em partes mais adequadas do dia, outras terão que ser eliminadas. No entanto, não, elas não precisam. Algumas atividades podem simplesmente ser encaixadas no tempo não produtivo que houver entre elas.

A proposta aqui é reorganizar (ou simplesmente organizar) uma das atividades mais comuns no dia-a-dia dos escritórios: telefonar. A ideia aqui é oferecer uma visão ampla de como tratar seus telefonemas como atividades independentes, ao invés de parte de uma tarefa, pode ajudar a economizar seu tempo valioso e, ainda assim, permitir uma comunicação eficiente.

1 – Quando fazer as ligações

Naturalmente, nem todas as ligações podem esperar. Primeiramente, é necessário identificar as chamadas que podem ser feitas em qualquer parte do dia que seja conveniente. Em seguida identifique o período menos ocupado. Escolha um momento em que sua agenda esteja mais relaxada ou em que planeje trabalhar em atividades que permita atuar em mais de um tipo de atividade ao mesmo tempo (ex.: em uma fila ou sala de espera, entre uma série e outra na academia, no caminho do ou para o trabalho, etc.). Em outras palavras, você pode tanto espremer suas sessões de telefonemas entre duas tarefas quanto fazê-las ao mesmo tempo em que se dedica a outras coisas.

2 – Fazendo as ligações

À esquerda, ligações feitas aleatoriamente ;
à direita chamadas organizadas em blocos

Se possível, faça uma lista dos telefonemas que pretende realizar e tenha à mão as ferramentas que precisará durante as chamadas (documentos, anotações, etc.). Trate a preparação desse material e as chamadas como duas coisas separadas. Isso pode economizar algumas viagens pela casa ou escritório.  Determine quanto tempo deseja dedicar a cada chamada e tente manter-se fiel a esse planejamento.

•          Dica1: Quando questionarem “a que horas posso ligar?”, sugira a hora que você reservou para os telefonemas.
•          Dica 2: Recuse chamadas não planejadas que não sejam urgentes e retorne as mesmas no horário que houver reservado para isso.
•          Dica 3: Caso planeje ligar de um telefone celular, você pode chamar o número e cancelar a ligação antes que se complete. Faça isso com cada um dos números que planeja contactar. Desta forma, a lista “chamadas recentes” pode atuar como sua lista de afazeres. Basta ir a ela e executar as chamadas uma a uma.

Por favor, observe que isso não significa ter que sacrificar seu tempo livre. Na verdade, é justamente o oposto: fazer aquilo que deve ser feito de modo a ter mais tempo livre para dedicar a si.