Como o time tracking pode ajudar você a se concentrar?

Lá está você, sentado em sua mesa, em frente ao computador e se esforçando para concentrar no trabalho. Eis que chega um e-mail ou um colega aparece com algo engraçado para compartilhar. O e-mail possivelmente precisa ser lido imediatamente. O colega, ao menos de acordo com o básico de bom senso e cortesia, não pode ser ignorado. De repente você já não têm mais ideia sobre o que você estava fazendo antes da interrupção. Isso lembra de alguma coisa? Não se preocupe, acontece com todo mundo! Se você não está muito sobrecarregado, o mais provável é que o assunto importante vá voltar à mente em poucos segundos. Com sorte, pouco tempo foi perdido. Nem sempre é assim, infelizmente. Para os casos em que você sente que não pode lidar com muito ao mesmo tempo, as dicas abaixo, empregando o rastreamento de tempo (também conhecido como controle de tempo, registro da utilização do tempo ou time tracking) podem ajudar.

Antes de ligar o computador, saiba o que está prestes a fazer

Quando você se senta defronte o computador, saiba o que você vai fazer ao invés de adotar uma postura "depois eu vejo". Se você não sabe de antemão em que vai trabalhar, é provável que fique preso pelas inúmeras distrações que a tecnologia tem a oferecer. Logo você estará dividindo seu foco entre vários assuntos. Sua responsabilidade mais importante acaba virando só mais um deles. Uma boa maneira de lidar com isso é determinar um momento para dedicar a e-mails, outro para cuidar das tarefas atribuídas a você e um específico para desligar-se um pouco dos afazeres e relaxar.

Como o time tracking pode ajudar?

Se você está começando um novo projeto e não sabe bem quanto tempo precisa alocar para ele, tente estimar. Pode utilizar um projeto similar como base, caso tenha registrado seu tempo. Isso vai ajudar a orientar a execução. Então, ao criar um novo projeto no controle de tempo no app de sua escolha, defina um calendário e registre o tempo nele. Neste texto utilizaremos o primaERP para ilustrar. Se você exceder o plano, vai ver a quantidade de tempo utilizado em vermelho. 

Livre-se das distrações

Se você trabalha em um escritório compartilhado ou mesmo em um espaço aberto, distrações virão. Para algumas pessoas, trabalhar de casa, com uma infinidade pendências e ferramentas de procrastinação disponíveis, pode ser ainda pior. Há momentos em que você precisa proteger-se dessas distrações. Nesses casos, ajuda permitir que as pessoas saibam em que você está lidando. Claro que você não precisa informar a todos sobre o que você está fazendo, mas pode ser útil por que as pessoas saibam o quão ocupado você está e quanto eles devem pedir ajuda. Uma opção é determinar para si um período de “não perturbe" e informar a seus colegas sobre isso. Se você precisa dedicar-se a uma variedade grande de atividades e não pode saber o que vai fazer com antecedência, o próximo conselho pode ajudar.

Dica da equipe primaERP

Na equipe primaERP todo mundo gosta de ouvir música enquanto trabalha. Cada um com o seu próprio fone de ouvido, escutando o que mais lhe agrada. Aproveitamos isso e adotamos esta regra divertida.

Fonte: http://theheadphonesrule.com/

Se um colega tem dois fones de ouvido nas orelhas, isso significa que nós não devemos perturbá-lo. Se ele cobre apenas um ouvido, a pessoa está disponível. :-)

 

Simplificar e delegar

Caso você esteja em uma posição de liderança, não tente lidar com tudo sozinho. Você vai viver em constante estresse e tensão, o que certamente não ajuda na concentração. Antes de acumular mais responsabilidades, verifique se há alguém em sua equipe que possa fazer o trabalho melhor e mais eficientemente do que você naquele momento. Não tenha medo de pedir a ajuda de seus colegas. Caso você tenha os processos na equipe organizados claramente, todo mundo deve saber quem está e quem não está ocupado.

Como o time tracking pode ajudar nisso?

Cada projeto pode ser atribuído a um gerente que será responsável por sua realização. Dentro do projeto, é possível criar sub tarefas e atribuí-las a indivíduos. Então, tudo é exibido em um calendário da equipe fácil de ler.

Cuidado com o multitarefa

Verifique quantas abas estão abertas no seu navegador. Veja qual delas está diretamente relacionada com a tarefa que você está executando. Caso você esteja lidando com várias atividades simultaneamente, pergunte-se se aquilo é realmente necessário naquele exato momento. Você crê que pode dar conta de tudo e provavelmente pode mesmo. No entanto é quase certo que esse esforço multitarefa vai retardar o processo. Com isso vem o estresse, uma vez mais, como em breve você terá algumas tarefas inacabadas e os prazos vão começar a pressioná-lo simultaneamente. Quando possível, é sempre melhor se concentrar em uma coisa apenas e tentar dar o seu melhor.

Como o time tracking pode ajudar nisso?

Não é à toa que o primaERP registra o tempo em um projeto de cada vez. Aproveite e lidar com cada uma de suas atividades de trabalho de cada vez sempre que possível.