Como o time tracking pode ajudar você a se concentrar?
Lá está você, sentado em sua mesa, em frente ao computador e se esforçando para concentrar no trabalho. Eis que chega um e-mail ou um colega aparece com algo engraçado para compartilhar. O e-mail possivelmente precisa ser lido imediatamente. O colega, ao menos de acordo com o básico de bom senso e cortesia, não pode ser ignorado. De repente você já não têm mais ideia sobre o que você estava fazendo antes da interrupção. Isso lembra de alguma coisa? Não se preocupe, acontece com todo mundo! Se você não está muito sobrecarregado, o mais provável é que o assunto importante vá voltar à mente em poucos segundos. Com sorte, pouco tempo foi perdido. Nem sempre é assim, infelizmente. Para os casos em que você sente que não pode lidar com muito ao mesmo tempo, as dicas abaixo, empregando o rastreamento de tempo (também conhecido como controle de tempo, registro da utilização do tempo ou time tracking) podem ajudar.
Antes de ligar o computador, saiba o que está prestes a fazer
Quando você
se senta defronte o computador, saiba o que você vai fazer ao invés de adotar
uma postura "depois eu vejo". Se você não sabe de antemão em que vai
trabalhar, é provável que fique preso pelas inúmeras distrações que a
tecnologia tem a oferecer. Logo você estará dividindo seu foco entre vários
assuntos. Sua responsabilidade mais importante acaba virando só mais um deles.
Uma boa maneira de lidar com isso é determinar um momento para dedicar a e-mails,
outro para cuidar das tarefas atribuídas a você e um específico para desligar-se
um pouco dos afazeres e relaxar.
Como o time tracking pode ajudar?
Se você
está começando um novo projeto e não sabe bem quanto tempo precisa alocar para
ele, tente estimar. Pode utilizar um projeto similar como base, caso tenha
registrado seu tempo. Isso vai ajudar a orientar a execução. Então, ao criar um
novo projeto no controle de tempo no app de sua escolha, defina um calendário e
registre o tempo nele. Neste texto utilizaremos o primaERP para ilustrar. Se você
exceder o plano, vai ver a quantidade de tempo utilizado em vermelho.
Livre-se das distrações
Se você
trabalha em um escritório compartilhado ou mesmo em um espaço aberto,
distrações virão. Para algumas pessoas, trabalhar de casa, com uma infinidade
pendências e ferramentas de procrastinação disponíveis, pode ser ainda pior. Há
momentos em que você precisa proteger-se dessas distrações. Nesses casos, ajuda
permitir que as pessoas saibam em que você está lidando. Claro que você não
precisa informar a todos sobre o que você está fazendo, mas pode ser útil por
que as pessoas saibam o quão ocupado você está e quanto eles devem pedir ajuda.
Uma opção é determinar para si um período de “não perturbe" e informar a
seus colegas sobre isso. Se você precisa dedicar-se a uma variedade grande de
atividades e não pode saber o que vai fazer com antecedência, o próximo
conselho pode ajudar.
Dica da equipe
primaERP
Na equipe
primaERP todo mundo gosta de ouvir música enquanto trabalha. Cada um com o seu
próprio fone de ouvido, escutando o que mais lhe agrada. Aproveitamos isso e
adotamos esta regra divertida.
Fonte: http://theheadphonesrule.com/ |
Simplificar e delegar
Caso você esteja
em uma posição de liderança, não tente lidar com tudo sozinho. Você vai viver
em constante estresse e tensão, o que certamente não ajuda na concentração.
Antes de acumular mais responsabilidades, verifique se há alguém em sua equipe
que possa fazer o trabalho melhor e mais eficientemente do que você naquele
momento. Não tenha medo de pedir a ajuda de seus colegas. Caso você tenha os processos
na equipe organizados claramente, todo mundo deve saber quem está e quem não
está ocupado.
Como o time
tracking pode ajudar nisso?
Cada projeto
pode ser atribuído a um gerente que será responsável por sua realização. Dentro
do projeto, é possível criar sub tarefas e atribuí-las a indivíduos. Então,
tudo é exibido em um calendário da equipe fácil de ler.
Cuidado com o multitarefa
Verifique
quantas abas estão abertas no seu navegador. Veja qual delas está diretamente
relacionada com a tarefa que você está executando. Caso você esteja lidando com
várias atividades simultaneamente, pergunte-se se aquilo é realmente necessário
naquele exato momento. Você crê que pode dar conta de tudo e provavelmente pode
mesmo. No entanto é quase certo que esse esforço multitarefa vai retardar o
processo. Com isso vem o estresse, uma vez mais, como em breve você terá
algumas tarefas inacabadas e os prazos vão começar a pressioná-lo simultaneamente.
Quando possível, é sempre melhor se concentrar em uma coisa apenas e tentar dar
o seu melhor.
Como o time
tracking pode ajudar nisso?
Não é à toa
que o primaERP registra o tempo em um projeto de cada vez. Aproveite e lidar
com cada uma de suas atividades de trabalho de cada vez sempre que possível.
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